O custo que não aparece na planilha
A conta do afastamento não começa quando alguém falta — começa antes, no presenteísmo, e continua depois, na reposição de quem sai. Esta é uma estimativa para dimensionar essa ordem de grandeza, com números que você ajusta à sua realidade. Não tem algum deles? Cada campo mostra como calcular.
Os números da sua operação
O cenário inicial é uma equipe pequena com remuneração próxima do piso — referências conservadoras de mercado, não um diagnóstico da sua empresa. Troque pelos seus números; use o passo a passo de cada campo se precisar montá-los.
Não sabe a rotatividade? Veja como calcular
efetivo médio = (nº no início do ano + nº no fim do ano) ÷ 2
Como montar o custo real de substituição
A curva de aprendizado costuma ser o item mais esquecido: uma pessoa nova leva alguns meses até render plenamente, e esse intervalo raramente entra na conta da substituição.
Não sabe o absenteísmo? Veja como calcular
horas previstas = nº de funcionários × horas/dia × dias úteis no período
Como estimar o presenteísmo
Sem uma pesquisa aplicada, comece por uma estimativa conservadora. O presenteísmo costuma superar o absenteísmo: a queda de rendimento aparece bem antes de qualquer registro no ponto.
Metodologia e fórmulas
Base de tudo — folha anual
Folha anual = nº de funcionários × salário mensal × 12. É sobre ela que incidem absenteísmo e presenteísmo. Informe no campo de salário o custo total por pessoa (salário + encargos): no regime CLT isso costuma ser 1,7 a 2× o salário nominal, e usar só o nominal subestima todas as parcelas.
Rotatividade
Custo = nº de funcionários × rotatividade% × salário anual × custo de substituição%.
Custo de substituição
Soma de recrutamento e seleção + rescisão + treinamento + curva de aprendizado, expressa em % do salário anual. A literatura (SHRM) situa esse total entre 50% e 200% do salário anual.
Absenteísmo
Custo = folha anual × absenteísmo%. Duas ressalvas honestas: faltas injustificadas podem ser descontadas, e no afastamento acima de 15 dias o benefício passa a ser pago pelo INSS — nesses casos a empresa não arca com o salário, mas continua arcando com encargos, cobertura, hora extra de quem cobre e reintegração na volta. A parcela do absenteísmo é, portanto, uma aproximação por cima do salário e por baixo do custo operacional real.
Presenteísmo
Custo = folha anual × presenteísmo%. O percentual é estimado por % de afetados × % de redução de produtividade — proxy das escalas validadas SPS-6, WHO-HPQ e WLQ. A média brasileira fica em torno de 32%; o padrão desta calculadora é 15%, deliberadamente conservador — mesmo pela metade da média, a parcela invisível já supera a visível.
O que esta conta NÃO faz
Não separa a rotatividade desejável da indesejável, não desconta a sobreposição entre quem faltou e quem saiu, e não tenta precificar o que é mais caro de todos: reputação de marca empregadora, conhecimento que vai embora junto com a pessoa e passivo trabalhista. Em todos esses pontos ela erra para menos.
Estimativa para apoiar a conversa, não um laudo contábil nem um diagnóstico da sua empresa. Todos os parâmetros são ajustáveis, e a leitura que importa é a proporção entre as três parcelas — não o valor absoluto.